Datapolicy

Denna datapolicy har antagits enhälligt av nationernas samarbetsorgan, Kuratorskonventet och gäller för Kuratorskonventet samt de tretton studentnationerna. Nationernas bostadsstiftelser eller delföreningar som är egna juridiska personer omfattas inte av bestämmelserna i den här policyn.

Här hittar du datapolicyn i sin helhet.

 

Vanliga frågor

  • Vilka personuppgifter samlar vi in från dig?
    Värmlands nation behandlar de uppgifter som du uppger i samband med tecknande av medlemskap och som behövs för nationens administration t.ex. namn, adress, personnummer, telefonnummer, mejladress, förtroendeposter samt andra uppgifter som krävs för att administrera ditt medlemskap.

    Uppgifter för köp eller transaktioner som sker på nationerna behandlas av redovisningsskäl. Detta inkluderar betalningsinformation som numret på ditt kredit- eller betalkort och andra kortuppgifter samt information om fakturering. Vi har en rättslig förpliktelse att samla in sådan information.

    Ytterligare uppgifter kan komma att behandlas i samband med att du nyttjar någon annan av Värmlands nations tjänster t.ex. biblioteken, vid stipendieansökningar, eller uppgifter som lämnas i samband med anmälan till arrangemang. När du nyttjar någon av våra tjänster samtycker du till att vi behandlar den information som du uppger.

    I samband med att du blir förtroendevald, söker anställning eller skriver upp dig för att arbeta inom verksamheten kommer även kontaktuppgifter och ev. löneinformation att samlas in och behandlas. I dessa fall ingår du i ett avtal med nationen och vid eventuell löneutbetalning behöver vi behandla löneinformation för att uppfylla vår del av avtalet.
  • Varför samlar vi in dessa uppgifter?
    Vi samlar in uppgifterna för att kunna administrera ditt medlemskap hos oss. När du blir medlem i Värmlands nation ingår du i ett avtal med nationen, och godkänner därmed att vi behandlar personuppgifter om dig. Dina personuppgifter används för kontakt med, utskick till och fakturering av medlemskap samt vid revision av nationens verksamhet.

    Vi kommer inte att använda de personuppgifter som samlats in i annat syfte än det som anges ovan utan ditt uttryckliga samtycke. Vi lämnar inte ut uppgifterna till någon förutom den person som själv äger uppgifterna.
  • Vilken annan information samlar vi in och varför?
    För att kunna bli medlem i Värmlands nation kräver vi att du är studerande vid Uppsala universitet eller Sveriges Lantbruksuniversitet i Ultuna. Därför samlar vi in uppgifter om vilka kurser du är registrerad på innevarande termin. Vi har alltså ett berättigat intresse av att veta vad du studerar vid UU eller SLU som berättigar medlemskap i Värmlands nation.

    Information om studier samlar vi in en gång per termin via ett avtal med Uppsala universitet. Ett sådant avtal finns inte med Sveriges Lantbruksuniversitet och i de fallen behöver studenten själv lämna sådan information till oss för att kunna teckna medlemskap.

    Vi samlar även in information (cookies) när du besöker vår hemsida www.varmlandsnation.se. En cookie är textfil som sparas på din dator av webbplatsen du besöker och används för att ge dig som besökare tillgång till viss funktionalitet. Vi har ett berättigat intresse att samla in den här information för att ge dig en bättre upplevelse av vår hemsida och dess tjänster.
  • Vilken känslig information samlar vi in och hur skyddas den?
    Vid anmälan till sittningar.

    Ibland behöver vi behandla känslig information för att du ska kunna nyttja vissa av våra tjänster. Vid till exempel en sittning, eller liknande arrangemang, behöver vi samla in uppgifter om din hälsa så som allergier för att du inte ska riskera att bli sjuk.

    Vid anmälan till någon av våra arrangemang samtycker du till att vi behandlar känsliga uppgifter om din hälsa. Vi behandlar endast de uppgifter du uppger och endast till de arrangemang som du anmäler dig till. När arrangemanget är avslutat kommer dina uppgifter att raderas.

    I de fall denna information uppges via e-post ser vi till att uppgifterna inte lagras på vår e-postserver. De tas bort från e-postkontot och förs istället in i ett anmälningsdokument som finns på vårt fjärrskrivbord som tillhandahålls Koneo. Vi har ett personuppgiftsbiträdesavtal med Koneo som ser till att alla uppgifter skyddas enligt GDPR.

    Endast de personer som är involverade i arrangerandet av sittningen (t.ex. 1Q, 2Q, 3Q och hovmästaren) och har ett behov att känna till känsliga uppgifter så som allergier för att kunna utföra sina arbetsuppgifter (t.ex. kockar och serveringspersonal) har tillgång till dessa.

    Vid stipendieansökningar.

    I samband med att du söker stipendier hos Värmlands nation kan vi komma att samla in känslig information om din hälsa under förutsättningen att du uppger denna i din ansökan. Ett tänkbart scenario kan vara att du vill styrka vissa omständigheter relevanta för stipendiebeslutet som till exempel sjukskrivning.

    Vid ansökan av stipendier samtycker du till att vi behandlar känsliga uppgifter om din hälsa. Vi behandlar endast de uppgifter du uppger och endast till de stipendier som du sökt. I de fall du inte tilldelas ett stipendium kommer din ansökan att förstöras efter att stipendienämnden beslutat om stipendieutdelning. I de fall du erhåller ett stipendium av Värmlands nation, lagras din ansökan manuellt i vårt arkiv av organisationshistoriska intressen och för eventuella ärenden hos besvärsnämnden.

    Endast förtroendevalda inom stipendienämnden, dess ordförande och vice-ordförande, inspektor och stipendiesekreterarna har tillgång till samtliga ansökningar.
  • Vilken information delas med andra parter och varför?
    Värmlands nation delar personuppgiftsansvaret för medlemsregistret MELOS tillsammans med Uppsalas övriga tretton nationer (genom samarbetsorganet Kuratorskonventet) och med Uppsala studentkår. Syftet med att ha ett gemensamt medlemsregister (MELOS) är för att underlätta arbetet med betalningar och för att tillhandahålla gemensamma nationskort.

    De tredjepartsföretag som hjälper oss med att tillhandahålla våra tjänster samt tryck och distribuering av nationskort, medlemstidningar, brev och liknande tar del av information om våra medlemmar. Detta regleras via avtal med varje part.

    Information om medlemskap samt förtroendeposter inom nationen delas även med Stiftelsen Värmlands nation studenthem för att du ska möjlighet att söka bostad.

    Ibland publicerar vi bilder på aktiviteter som sker i nationen regi på våra sociala medier, exempelvis: Facebook och Instagram. Du har all rätt att begära att vi tar bort bilder där du inte önskar vara med.
  • Hit kan du vända dig om du vill lämna ett klagomål.
    Du kan vända dig till Datainspektionen om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Vi föredrar givetvis att du kontaktar oss i första hand så att vi kan försöka åtgärda eventuella fel direkt.

    På Datainspektionens hemsida hittar du en PDF-blankett du kan fylla i och skicka via e-post eller brev till Datainspektionen.